Comprendre quotas et dépassements

Bordoly suit trois plafonds par établissement (enlèvements par mois, livraisons de contenants par mois, utilisateurs) et un plafond d'établissements par compte de facturation. Cet article explique ce qui se passe quand un seuil est franchi, et ce que vous pouvez faire.

Génération du diagramme…

Les quatre plafonds suivis

Plafond	Ce qui est compté	Remise à zéro
Enlèvements par mois	Demandes d'enlèvement créées dans Bordoly. Une demande annulée par le producteur dans les 24 heures, avant acceptation, est décomptée.	Le 1er du mois
Livraisons de contenants par mois	Commandes de livraison, une unité par commande quel que soit le nombre de contenants. Une commande refusée par le transporteur, ou annulée sous 24 heures avant acceptation, est décomptée.	Le 1er du mois
Utilisateurs	Membres de l'espace web, techniciens et chauffeurs de l'établissement	Aucune
Établissements	Établissements rattachés au compte de facturation	Aucune

Les plafonds de chaque plan :

Plan	Enlèvements par mois et par établissement	Livraisons de contenants par mois et par établissement	Utilisateurs par établissement	Établissements
Starter	15	10	10	1
Pro	50	20	20	3
Business	200	80	60	15
Entreprise	Illimité	Illimité	Illimité	Illimité

Établissements. Ce plafond est strict : au-delà, le rattachement d'un nouvel établissement est refusé. Passez au plan supérieur pour en ajouter.

Utilisateurs. Une personne rattachée à plusieurs établissements est comptée sur chacun. Détails dans Choisir le bon plan.

Étape 1 : suivre votre consommation

Sur la page Facturation, la section Établissements & consommation affiche pour chaque établissement les colonnes Enlèvements ce mois, Livraisons ce mois et Utilisateurs, chacune avec son plafond.

Si vous êtes souvent au-delà de 90 % d'un plafond, passez au plan supérieur avant le mois suivant.

Étape 2 : ce qui se passe quand vous approchez du plafond

Pour les enlèvements et les livraisons de contenants, un bandeau s'affiche en haut de l'application pour le titulaire et les co-titulaires du compte de facturation.

Consommation	Création	Bandeau
Moins de 80 % du plafond	Ouverte	Aucun
De 80 % à 99 %	Ouverte	« Quota d'enlèvements bientôt atteint » avec le compteur du mois
100 % atteint	Ouverte pendant 48 heures de grâce	« Quota d'enlèvements dépassé » avec la date de fin du délai de grâce
Plus de 110 % et grâce écoulée	Refusée	« Création d'enlèvements bloquée »

Concrètement :

• À 80 %, vous savez qu'il faut anticiper : plan supérieur ou fin de mois plus calme.
• À 100 %, un délai de grâce de 48 heures démarre, une seule fois dans le mois. La création continue et le bandeau affiche la date limite.
• Entre 100 % et 110 %, la création reste ouverte, même après le délai de grâce.
• Au-delà de 110 %, une fois la grâce écoulée, la création est refusée. Le bandeau propose Passer au plan supérieur et Activer le déblocage (1×/mois).

Le plafond d'utilisateurs suit la même règle quand vous ajoutez un membre, un technicien ou un chauffeur, sans bandeau.

Les lectures ne sont jamais bloquées : vous gardez l'accès à toutes vos données et à vos exports.

Le déblocage du mois

Quand le quota est dépassé ou bloqué, le titulaire ou un co-titulaire peut cliquer sur Activer le déblocage (1×/mois) dans le bandeau. Bordoly confirme : « Dérogation accordée, quota débloqué jusqu'à la fin du mois. »

• Un seul déblocage par plafond et par mois. Une fois activé, le bouton disparaît jusqu'au mois suivant.
• Effet immédiat : la création reprend jusqu'à la fin du mois civil.
• Tracé dans le journal d'audit sous billing.quota.override_granted, « Dérogation de quota accordée ».
• Gratuit, mais pas un mode de fonctionnement : si vous en activez un chaque mois, le plan supérieur vous correspond mieux.

Certaines fonctions (rapports PDF et PPTX, portail client, historique d'analyse complet) dépendent du plan, pas du quota : elles s'ouvrent en changeant de plan.

Un établissement géré par un partenaire Bordoly voit le même bandeau, sans bouton : il invite à contacter le partenaire pour changer de palier.

Sans abonnement actif

Si votre compte de facturation n'a pas d'abonnement actif (abonnement résilié, essai terminé sans moyen de paiement, jamais souscrit) :

• la création de demandes et l'ajout d'utilisateurs sont refusés,
• la page Facturation propose Choisir un plan,
• le refus dure tant que vous ne souscrivez pas.

Paiement en échec

Si un prélèvement échoue (carte refusée, carte expirée) :

1. Jour J. Bordoly envoie l'e-mail « Action requise : paiement échoué » à l'adresse de facturation, au titulaire et aux membres des établissements couverts. La page Facturation affiche « Paiement en échec » avec la date de blocage.
2. Pendant 14 jours, tout fonctionne normalement. Stripe retente le prélèvement de lui-même, et chaque nouvel échec renvoie l'e-mail.
3. Au 14e jour sans paiement, la création est refusée. Les lectures et les exports restent ouverts.
4. Dès que le paiement passe, à tout moment, l'accès complet revient.

Pendant les 14 jours, vos opérations terrain continuent : une carte expirée un jour férié ne bloque personne. Même après, un chauffeur termine un enlèvement déjà planifié.

Étape 3 : débloquer la situation

Situation	Que faire
Plus de 80 % du plafond	Anticiper le plan supérieur
Quota dépassé, délai de grâce	Passer au plan supérieur ou Activer le déblocage (1×/mois)
Création bloquée	Plan supérieur, déblocage du mois, ou attendre le 1er du mois
Plafond d'utilisateurs atteint	Désactiver ou supprimer des comptes inutilisés, ou plan supérieur
Pas d'abonnement	Souscrire depuis Facturation, section Choisir un plan
Paiement en échec	Le titulaire clique sur Mettre à jour dans l'encart « Paiement en échec »
Doute sur un compteur	Écrire à support@bordoly.fr

Cas d'usage

Pic de production saisonnier. Vous savez que vous dépasserez 50 enlèvements en mai (habituellement 40). Passez à Business début mai, puis programmez le retour à Pro : il prendra effet à la fin de la période en cours.

Imprévu en fin de mois. Votre transporteur propose un passage de plus le 28 et vous passez de 13 à 18 enlèvements (plafond Starter : 15). Le bandeau signale le dépassement et le délai de grâce de 48 heures. Vous pouvez activer le déblocage du mois pour finir le mois sans frais.

Carte refusée pendant les vacances. Vous voyez l'e-mail au 5e jour. Le titulaire met à jour la carte, le paiement passe, rien ne s'est arrêté.

Facture impayée depuis 20 jours. La création de demandes est refusée. Le titulaire met à jour la carte, le paiement passe et la création reprend.

Bonnes pratiques

• Nommez un co-titulaire joignable pendant les absences du titulaire : il peut activer le déblocage du mois.
• Retirez les comptes inutilisés chaque trimestre : un ancien collègue qui ne se connecte plus occupe une place d'utilisateur.
• Pour de gros écarts saisonniers récurrents, demandez un devis Entreprise.

Et après ?

• Choisir le bon plan
• Gérer plusieurs établissements
• Engagements opérationnels et incidents

Vous êtes bloqué ? Écrivez-nous à support@bordoly.fr. Les délais de réponse de chaque plan sont dans Engagements opérationnels et incidents.